Todos estamos muy preocupados con la ecología, con la destrucción del medio ambiente y con el intento de salvar este planeta que es nuestra casa común. Es verdad: no podemos hacer grandes cosas, pero sí que podemos aportar nuestro granito de arena a la causa común. Me refiero a lo que podemos hacer los administradores en nuestro trabajo concreto. Y es que una de los elementos de nuestro trabajo son los documentos. Papeles y papeles. La fotocopiadora/impresora está a veces echando humo de lo mucho que trabaja. ¿Qué podemos hacer para aportar nuestro granito de arena a la mejora del medio ambiente?
He dicho que trabajamos con documentos. Son los documentos propios de la contabilidad. Los documentos que respaldan las anotaciones contables: facturas de todo tipo, de venta y de compra, recibos y extractos bancarios… Papeles, montañas de papeles que nos vemos obligados a guardar y archivar durante un mínimo de años en prevención de revisiones o inspecciones. Todo metido en carpetas y archivadores, colocadas en estanterías, que ocupan espacio. Son kilos de papel. Son árboles que han dejado de aportar su contribución a que disminuya el nivel de CO2 en la atmósfera. Y no digamos nada del proceso de fabricación del papel con su consumo masivo de agua además de otros productos contaminantes.
Pues bien: ¡renunciemos al papel! Hay que dejar de usar la fotocopiadora y la impresora. O, al menos, reducir su uso al mínimo imprescindible. Actualmente hay muchos documentos que nos llegan por correo electrónico. Llegan en formato PDF. Y los imprimimos. ¿Por qué? Otra fuente importante de documentos son los bancos con los que trabajamos: extractos, recibos, transferencias, abonos varios. A todo eso tenemos hoy acceso a través de las páginas web de los bancos. Podemos renunciar a que nos lo manden en papel y descargarnos directamente los documentos de esas páginas web también en formato PDF.
Es verdad, hay otros documentos que se hacen materialmente a mano o que necesitan la firma de alguna persona. Pero es no es un problema. Esa fotocopiadora/impresora enorme que tenemos en nuestras oficinas tiene también en el 99% de los casos la capacidad de escanear todo tipo de documentos y convertirlos en… archivos PDF.
Es más. Decía que algunos documentos necesitan la firma del ecónomo provincial. El proceso habitual que solemos hacer es imprimir el documento y firmarlo a mano. Muchas veces para volver a escanearlo y mandarlo a quien nos lo ha mandado. ¿Es que no nos hemos enterado de que ya existen las firmas digitales? Sin imprimir el documento, lo firmamos, y lo enviamos a su destinatario y lo archivamos. Y todo sin salir del formato PDF.
Todos los documentos se pueden archivar en PDF. Vale la pena comprar el programa Adobe Acrobat o similar para trabajar en el formato PDF (permite, por ejemplo, paginar los documentos y añadir nuevas páginas a un documento PDF existente…). Es una buena inversión. Vamos a salvar tiempo y a medio plazo, ahorraremos dinero. Y, sobre todo, ahorraremos papel y espacio en nuestras oficinas. Con un disco duro en la nube y una mínima organización de esos archivos PDF, tendremos acceso a nuestros documentos desde cualquier ordenador y desde cualquier lugar.
Si, por mucho que a veces la miremos con desconfianza, la tecnología nos puede ayudar a ser más eficientes, a ahorrar y mejorar nuestros sistemas de trabajo. A mejorar la limpieza y orden en nuestro trabajo de que hablaba hace unas cuantas semanas. Basta con renunciar a las rutinas e inercias con que solemos convivir. He hablado muchas veces de ello. Como muestra, un botón: Las inercias del pasado. En el fondo se trata de dejar atrás el modo como siempre se han hecho las cosas para empezar con un nuevo estilo que puede ser la forma de aportar nuestro granito de arena a la salvación del planeta. Es una verdadera exigencia ética.
La idea de esta entrada del blog se la debo a una religiosa con mucha experiencia en la administración. ¡Siempre se puede aprender de los otros!
